Как по-бързо и въпреки това ефективно да обработваме на нашите е-мейли
Първо си определете конкретен времеви диапазон. Всеки ден се разпращат повече от 200 милиарда служебни е-мейли, за които работещите отделят средно по три до четири часа дневно. До 15 минути средностатистически за необходими на човек, разсеят от току-що получен е-мейл, да се концентрира отново върху работа си. Ще рече при 30 до 40 писма във вашата email поща всеки работен ден, губите сериозна ефективност. Затова е по-добре да определите за всеки делничен ден два времеви диапазона за проверка на имейл поща. Извън тях просто изключете програмата за прием и изпращане на електронни писма. Те не са средство за спешна комуникация. Изпращачът на електронно писмо ви дава поне няколко часа или дори ден-два за да му отговорите.
След това си създайте си прегледна пощенска кутия. Важно е да работите с ефективна система за архивиране на пощата. Цветни маркери и ясно структурирани папки: за конкретни проекти, несвършени задачи и неизпратени отговори. Смисълът на входящата кутия е да съхранява единствено необработената поща. При едно добро разпределение всички писма могат бързо да бъдат открити, а основната кутия за постъпващи писма остава винаги прегледна.
Трийте редовно. В много пощенски кутии се трупат стотици, дори хиляди, електронни писма. Колко от тях наистина някога ще ви потрябват отново? Тази малка част следва да се съхранява в е-мейл архив. Всичко останало следва да бъде изтрито.
Следвайте правилото за еднократния клик. Еднократният клик се отнася до еднократното отваряне на всяко писмо. Още при първоначалното отваряне трябва да решите дали ще отговорите, ще препратите, ще преместите в папка, архивирате и/или изтриете. Отлагането на обработката води единствено до загуба на време, затрупване на кутията и допълнителен, ненужен стрес.
Изразявайте се кратко, но ясно. Електронните писма са комуникационно средство за предоставяне на информация. Изразявайте се стегнато и се фокусирайте върху същественото. Прецизната информация е най-важното. Тя пести времето на всички замесени в процеса. Но не забравяйте учтивия, приятелски поздрави и етикет. За тази цел е предвидена функцията на предварително записания личен или служебен подпис.
Спазвайте закона за минутата. На всеки е-мейл, на който може да отговорите в рамките на една минута, веднага върнете отговор. В противен случай същото писмо ще ви струва много повече като излишно пропиляно време, без от това да спечели нито получателят, нито вие като изпращач.
Прекратете абонамента на нежелани бюлетини. В наши дни е трудно да контролираме достъпа до нашия е-мейл. За това въпросите как да спрем спама и най-вече как да разпознаем спама имат директна връзка с оптималния мениджмънт на електронната поща. Твърде бързо и лекомислено може да кликнем върху квадратчето за абонамент на нюзлетър или просто непознати изпращачи да започнат да ни спамят с непоискани електронни търговски предложения. Единственото решение тук е адресът ви да бъде изтрит от списъците. Ако това не е възможно, изпращачът очевидно е несериозна компания и следва да бъде блокирана. Така в кутията ви вече ще идват само писма, на които наистина държите и са ви необходими.