Tag: електронна поща

  • Съвети за по-добро управление на електронната поща

    Как по-бързо и въпреки това ефективно да обработваме на нашите е-мейли

    Първо си определете конкретен времеви диапазон. Всеки ден се разпращат повече от 200 милиарда служебни е-мейли, за които работещите отделят средно по три до четири часа дневно. До 15 минути средностатистически за необходими на човек, разсеят от току-що получен е-мейл, да се концентрира отново върху работа си. Ще рече при 30 до 40 писма във вашата email поща всеки работен ден, губите сериозна ефективност. Затова е по-добре да определите за всеки делничен ден два времеви диапазона за проверка на имейл поща. Извън тях просто изключете програмата за прием и изпращане на електронни писма. Те не са средство за спешна комуникация. Изпращачът на електронно писмо ви дава поне няколко часа или дори ден-два за да му отговорите.

    След това си създайте си прегледна пощенска кутия. Важно е да работите с ефективна система за архивиране на пощата. Цветни маркери и ясно структурирани папки: за конкретни проекти, несвършени задачи и неизпратени отговори. Смисълът на входящата кутия е да съхранява единствено необработената поща. При едно добро разпределение всички писма могат бързо да бъдат открити, а основната кутия за постъпващи писма остава винаги прегледна.

    Трийте редовно. В много пощенски кутии се трупат стотици, дори хиляди, електронни писма. Колко от тях наистина някога ще ви потрябват отново? Тази малка част следва да се съхранява в е-мейл архив. Всичко останало следва да бъде изтрито.

    Следвайте правилото за еднократния клик. Еднократният клик се отнася до еднократното отваряне на всяко писмо. Още при първоначалното отваряне трябва да решите дали ще отговорите, ще препратите, ще преместите в папка, архивирате и/или изтриете. Отлагането на обработката води единствено до загуба на време, затрупване на кутията и допълнителен, ненужен стрес.

    Изразявайте се кратко, но ясно. Електронните писма са комуникационно средство за предоставяне на информация. Изразявайте се стегнато и се фокусирайте върху същественото. Прецизната информация е най-важното. Тя пести времето на всички замесени в процеса. Но не забравяйте учтивия, приятелски поздрави и етикет. За тази цел е предвидена функцията на предварително записания личен или служебен подпис.

    Спазвайте закона за минутата. На всеки е-мейл, на който може да отговорите в рамките на една минута, веднага върнете отговор. В противен случай същото писмо ще ви струва много повече като излишно пропиляно време, без от това да спечели нито получателят, нито вие като изпращач.

    Прекратете абонамента на нежелани бюлетини. В наши дни е трудно да контролираме достъпа до нашия е-мейл. За това въпросите как да спрем спама и най-вече как да разпознаем спама имат директна връзка с оптималния мениджмънт на електронната поща. Твърде бързо и лекомислено може да кликнем върху квадратчето за абонамент на нюзлетър или просто непознати изпращачи да започнат да ни спамят с непоискани електронни търговски предложения. Единственото решение тук е адресът ви да бъде изтрит от списъците. Ако това не е възможно, изпращачът очевидно е несериозна компания и следва да бъде блокирана. Така в кутията ви вече ще идват само писма, на които наистина държите и са ви необходими.

  • Сърчице за колегите

    Сърчице за колегите

    Емотиконите улеснява ежедневната бизнес комуникация, но предизвикат и недоразумения

    Ярко червени сърчица, намигащи лица, ококорени очи, изправени палци: след месеците прекарани заради пандемията извън офиса, дигиталната комуникация, в това число всякаква електрона поща разменяна с колегите и шефовете, днес включва все повече графични елементи, включително емотикони. В чатове и електронни писма те трябва да ни помагат да изразяваме емоции, желания или забележки, като по този начин заменим, доколкото това е възможно, поне част от мимиката и жестовете, характерни за човешкия  език на тялото. Докато в естествения им вид става дума за нормално поведение, използването на емотикони изисква особено внимание, за да не наруши правилата на възприетия бизнес етикет.

    Научни изследвания с основание обръщат внимание на факта, че използването на емотикони и картинки в електронна поща и чатове създават впечатлението, че изпращащият ги е по-малко убедителен и влиятелен. Експериментите доказват, че хората, които са в състояние да се изразяват достатъчно добре с думи и не използват възможностите на невербална комуникация като емотикони, се възприемат от околните като по самостоятелни и властни. Визуалните послания често се възприемат като зов за повече социални близост, например популярните емотикони Фейсбук. Според психолозите, по-малко властните хора се стремят към повече социална близост, отколкото е случая при влиятелните им съграждани.

    Възниква въпроса, дали хората, които държат да бъдат възприемани като властни, е по-добре да избягват употребата на емотикони? Социолозите са на мнение, че това съвсем не е задължително: използването на емотикони от ръководители на екипи не ги прави автоматично по-слабо респектирани. По-скоро подчинените им ги възприемат като по-близки. Тъй като компютърен чат няма как да се види позицията на тялото и мимиката на разговарящите, емотиконите могат удачно да пренесат тази информация.

    Разбира се съществуват и рискове. Така например при наличието на толкова много разнородни видове емотикони, лесно могат да се получат недоразумения. Не забравяйте, че далеч не всички хора са запознати със значението на тези пъстри графични символи. Спазвайте златното правило, според което всякакъв вид електронна поща има бизнес етикет. В дигиталната вселена също се прави разлика между приятелска раздумка с колеги и официални разговори с ръководството. При сериозни теми и сложни дискусии няма резон да се използват емотикони.

    Особено в големи структури е обичайно да се спазва определена дистанция. Важно е в колко близки отношения се намират сътрудниците и през каква медия разговарят: консервативна електронна поща или месинджър услуги като от Microsoft Teams? Освен това употребата на емотикони е също така въпрос на възраст. Далеч не всички поколения, участващи в трудовия процес, са израснали в компанията на чатове, форуми и емотикони. Те определено не боравят така леко с графичните символи като по-младите им колеги. Все пак масовата им употреба успя да навлезе паралелно с нарастващото използвани на смартфони. В крайна сметка всеки случай е индивидуален и изисква преценка. Оценката на всеки коментар остава в ръцете на получателя. Той трябва да бъде в състояние да разпознае еднозначно, дали съобщението ви трябва да бъде възприето сериозно или просто като закачка.